7 tips voor een effectieve thuiswerkdag

Nu het Corona virus ons land vrijwel op slot zet, wordt er van veel medewerkers gevraagd om werkzaamheden vanuit huis te verrichten. Het is heerlijk om een dagje thuis te werken, maar als dit voor een langere periode is, dan kan het best eens zijn dat er wat afleiding om de hoek komt kijken. Afleiding die niet altijd gewenst is, maar zich onbewust aankondigt.

Heb je kinderen? Dan zijn zij waarschijnlijk ook thuis, aangezien de scholen de komende drie weken gesloten zijn. En hoe graag je ook zou willen dat ze zichzelf vermaken met een boekje, een spelletje of een I-pad, tussendoor zullen ze vast wel wat van je tijd vragen.Is dat erg? Nee, op zich niet als je dan maar wel weer terug kunt komen in het ritme. Of juist de andere kant op... dat je jezelf niet gaat overwerken, omdat je ineens geen koffie- en lunchpauzes meer kent. Wellicht is deze post een opfrisser of een eye-opener....

Tip 1. Eindig of begin je dag met een planning

Een thuiswerkdag kan heel effectief zijn. Geen collega's die aan je bureau staan om een praatje te maken, de koffieautomaat waar je niet hoeft bij te praten over je weekend, een overleg wat online plaatsvindt neemt minder tijd in dan een offline overleg en verjaardagsmomentjes zijn geannuleerd. Dat betekent dat je heel wat tijd kan overhouden :-). Het 'gevaar' van thuiswerken is dat je niet in een juiste flow komt. Wat je kan helpen is het maken van een planning, die gewoon op je kantoordag natuurlijk ook handig is. Welke zaken wil je vandaag af hebben? Wat moet hiervoor wijken? En wie moet je hier voor weren? Maak een realistische planning, zodat je voorkomt dat je teveel lummelmomentjes hebt en je lekker kan afstrepen.

Tip 2. Blijf in het ritme

Een voordeel van thuiswerken is misschien wel de files die je ineens niet hebt, waardoor je zomaar twee uur tijd kunt winnen op een dag. Dus.... dan mag je best iets langer blijven liggen en als het even kan nog drie keer snoozen. Maar er komt natuurlijk ook weer een moment dat je weer richting kantoor moet. Je lichaam went snel aan dit soort luxe uurtjes en voor je het weet ga je van het ritme van 07.00 uur opstaan naar het comfortabele 08.00 uur opstaan. Opstaan doet vaak de eerste vijf minuten zeer, maar wordt alleen maar lastiger als je blijft snoozen. Probeer je vaste werktijden aan te houden, maak wat af als het nodig is en je daardoor over je tijd gaat, maar voorkom dat je te lang doorgaat. Een mens heeft ook rust nodig.

Tip 3. De was kan best wachten

Wat handig dat je thuis bent en dan ook gewoon nog even een wasje kan wegwerken, en de strijk, en even kunt stofzuigen, en..., en... Laat die klusjes even voor wat het is (tenzij je je koffiepauzes hiervoor wil opofferen). Je weet zelf het beste of je het aankunt om tussendoor deze klusjes op te pakken. Maar doe het niet als het een soort vlucht is uit je werk. Als het even lastig is bijvoorbeeld of je niet zo goed weet wat je met een taak aan moet, dan is uitstellen en wat anders doen soms de beste optie. Of de beste optie dan is om de was te doen in plaats van een makkelijkere taak, laat ik aan jou.

Tip 4. Zorg voor een goede werkplek

Werken op de bank in je pyjama is natuurlijk heerlijk, maar ARBO-technisch natuurlijk niet verantwoord. Probeer een goede werkplek te creëren met eventueel een laptopstandaard, een toetsenbord en een extra scherm. Begrijpelijk dat je geen verstelbaar bureau thuis hebt staan, maar probeer je keukentafel dan minstens zo in te richten (met de middelen die je hebt) dat je er geen stijve nek of een muisarm aan over houdt. Een paar pakken papier onder je scherm of laptop kan al verlichting geven.

Tip 5. Neem je breaks tussendoor

Heb je weleens dat je zo op gaat in je werk dat je de tijd vergeet? Of dat je juist zoveel te doen hebt en eindelijk vanuit je thuiswerkplek de echte meters kan maken doordat er niemand een vraag aan je stelt? Dan is de kans vrij groot dat je rond de klok van 15.00 uur nog geen enkele break hebt gehad. Niet om te lunchen, koffie te drinken of even een tussendoortje te pakken. Gewoonweg omdat je heerlijk bent opgegaan in je werk. Zorg dat je ook je breaks tussendoor plant. Even op adem komen, een rondje lopen of om het hoekje kijken hoe het met de kids gaat. Geef je hersenen de ruimte om even te ademen. Op wat voor manier dan ook.

Tip 6. Voor managers: vertrouw je medewerkers

Veel kantoorberoepen kunnen thuis worden ingevuld. Nog steeds kan ik me soms verbazen over 'oldskool' leiderschap, als in... op kantoor aanwezig zijn van 08.30 - 17.00 uur. En dan is het niet zo dat je dan aanwezig moet zijn om de bezetting rond te krijgen voor je klanten, maar dat hij/zij puur kan zien dat je aanwezig bent. Dat je thuis wellicht 100 keer productiever bent, dat ziet deze manager niet. Gefocust op de verkeerde dingen als je het mij vraagt en geeft daardoor ook sturing op de verkeerde dingen. Het aansturen van een online team vraagt andere skills van zowel de medewerker als de manager, maar als je als manager niet vertrouwt op de meters die je medewerkers maken vanuit een andere werkplek, welke basis heb je dan samen gelegd?

Tip 7. Zorg voor de juiste tools

Hoe vervelend is het als je helemaal klaar zit om aan de slag te gaan en je WIFI niet werkend is of heel traag? Of dat je niet ingelogd komt met je VPN-verbinding? Dat je je notitieboekje vergeten bent op kantoor of je niet bij de je bestanden kunt op de S-schijf? Als je thuis aan de slag gaat, zorg er dan ook voor dat je overal bij kunt. Natuurlijk ben je afhankelijk van de IT-keuzes binnen jouw organisatie, maar zorg dat je basis op orde is. Of dit nu met Microsoft, Google of een ander systeem is. Heb je een digitale werkplek nodig? Neem dan eens contact met ons op. Wellicht kunnen we iets voor jou en/of je organisatie betekenen.

Heb je nog aanvullende tips? Daar zitten heel wat mensen nu op te wachten! Vul ze gerust aan in deze post, daar help je een ander ook mee.